Eigenentwicklung

Eingangsrechnungen kommen heute per Mail: Mobilfunk, Hosting, Cloud-Dienste, Werbung, Kreditkartenabrechnungen, Software-Abos. Jeden Monat dieselbe Routine — Mail öffnen, PDF herunterladen, Datei umbenennen, in den richtigen Lieferanten- und Monatsordner verschieben. Bei der Kreditkartenabrechnung kommt ein Schritt dazu: PDF zusätzlich öffnen, den Betrag ablesen, ihn ins Dateinamen-Schema einbauen, damit die Buchhaltung später ohne Aufklappen sieht, worum es geht.

Bei zwei Dutzend Rechnungen pro Monat ist das nicht „eben schnell erledigt" — sondern der wiederkehrende Reibungspunkt am Monatsanfang, an dem sich Tippfehler einschleichen, Rechnungen versehentlich doppelt landen oder ganze Belege im Posteingang verschollen bleiben.

Ein Kommandozeilen-Werkzeug, das das Mail-Postfach systematisch nach Rechnungs-Absendern durchforstet, die zugehörigen PDF-Anhänge extrahiert, sie nach konfigurierbaren Regeln umbenennt und in die korrekte Ordner-Hierarchie ablegt — mit Trockenlauf vor jedem echten Schreibvorgang und einer Zustandsdatenbank, die Doppelt-Verarbeitung verlässlich verhindert.

Der Ablauf

1. E-Mails abholen — Die Anwendung verbindet sich mit dem Mail-Server (IMAP, POP3 oder Exchange) und liest E-Mails im gewählten Zeitraum. Welche Absender überhaupt verarbeitet werden, steuert eine einfache CSV-Datei — bereits verarbeitete E-Mails werden über ihre Message-ID erkannt und übersprungen.
2. Den richtigen Anhang auswählen — Hängen mehrere PDFs an derselben Mail (z. B. Rechnung und Quittung), entscheidet das Werkzeug nach klaren Regeln: „Receipt" schlägt „Invoice", in unklaren Fällen wird gefragt — der Mensch klärt die Ausnahme einmal, das Werkzeug merkt sich die Entscheidung.
3. Bei Kreditkartenabrechnungen den Betrag verstehen — Für Absender, deren Belege per Konvention den Betrag im Dateinamen tragen sollen (American Express, einzelne Cloud-Anbieter), liest die Anwendung das PDF aus und schickt den Text an ein KI-Modell, das Betrag und Währung strukturiert zurückliefert. Klappt das nicht, fragt das Werkzeug nach — es rät nicht.
4. Sauber benennen — Aus Empfangsdatum, Kurzbezeichnung des Absenders und (bei Bedarf) Betrag entsteht ein konsistentes Schema: 2026-02-15_amex_142.50€.pdf. Andere Absender behalten ihren ursprünglichen Dateinamen — was die Banksoftware oder der Lieferant schon vergeben hat, ist meist gut genug.
5. In die richtige Ablage schieben — Pfad-Vorlagen mit Platzhaltern wie {year} und {month} lösen sich aus dem Empfangsdatum auf: /Rechnungen/amex/2026/2026-02/. Fehlende Verzeichnisse werden bei Bedarf angelegt.
6. Doppelt-Verarbeitung verhindern — Jede verarbeitete E-Mail wird in einer lokalen Zustandsdatenbank mit ihrer Message-ID protokolliert. Wer den gleichen Lauf zweimal startet, bekommt nicht zwei Kopien — sondern eine Zusammenfassung, was schon erledigt war.
7. Klar berichten, was passiert ist — Am Ende erscheint eine Übersicht im Terminal: pro Mail Status, Absender, Betreff, finaler Dateiname, Zielpfad, erkannter Betrag. Was schiefging, sieht man auf einen Blick.

Trockenlauf vor jedem Schreibvorgang

Mit --dry-run zeigt das Werkzeug exakt, was es tun würde — ohne eine einzige Datei zu schreiben oder eine E-Mail als verarbeitet zu markieren. Konfigurations-Änderungen lassen sich damit gefahrlos testen, bevor sie auf das echte Postfach losgelassen werden.

Mehrere Modelle, ein Code

Welches KI-Modell den Betrag aus dem PDF holt, ist eine Konfigurationsfrage — Anthropic Claude, OpenAI, Azure, OpenRouter oder ein lokal laufendes Modell über Ollama. Damit bleibt die Wahl zwischen Cloud und On-Premise konfigurierbar, ohne den Code zu berühren.

Konfiguration und Zugangsdaten getrennt

Mail-Server, Pfad-Vorlagen und Absender-Zuordnungen liegen in lesbaren Text-Dateien (YAML und CSV). Passwörter und API-Keys kommen aus Umgebungsvariablen oder einer .env-Datei — was vor Ort gewartet werden kann, kann auch vor Ort gewartet werden, ohne dass Geheimnisse im Klartext in der Konfiguration landen.

• Aus Routine-Klickerei wird ein Befehl. Was vorher Mail-für-Mail-Arbeit war, ist ein einziger Aufruf mit Zeitraum — der Rest passiert.
• Kreditkartenbelege tragen den Betrag im Dateinamen, ohne Aufmachen. Die Buchhaltung sieht beim Durchscrollen direkt, worum es geht — ohne jedes PDF einzeln öffnen zu müssen.
• Doppelt verarbeitete Belege gibt es nicht mehr. Die Message-ID-basierte Zustandsdatenbank ist verlässlicher als jeder „Hab ich das schon?"-Mail-Marker.
• Trockenlauf macht Konfigurations-Fehler sichtbar — vor dem Schaden. Bevor eine echte Datei geschrieben oder eine E-Mail als erledigt markiert wird, kann der komplette Lauf folgenlos durchgespielt werden.
• Lieferanten-Wildwuchs wird strukturiert. Statt zwanzig unterschiedlicher Dateinamenskonventionen pro Lieferant entsteht eine konsistente Ablage — die in zwei Jahren genauso navigierbar ist wie heute.

• Die Auswahl der Absender. Welche E-Mail-Adressen überhaupt als Rechnungsquelle gelten, entscheidet der Mensch — einmal, in der CSV. Damit landet nicht jede Marketing-Mail im Buchhaltungs-Ordner, sondern nur das, was hingehört.
• Die Buchung selbst. Es entstehen sauber benannte und korrekt abgelegte Dateien — keine Buchungssätze, keine DATEV-Übergabe, keine Kreditoren-Anlage. Das nachgelagerte Buchhaltungs-System bleibt, wie es ist.
• Strittige Fälle. Wenn mehrere PDFs anhängen und die Regel nicht greift, wird gefragt — nicht geraten. Die wenigen unklaren Belege bleiben sichtbar.
• Das Postfach selbst. E-Mails werden gelesen, aber nicht gelöscht oder verschoben. Der Posteingang bleibt der Posteingang — was archiviert wird, entscheidet weiterhin der Mail-Workflow.

Der Aufbau funktioniert überall dort, wo regelmäßig strukturierte Dokumente per E-Mail eingehen und in eine konsistente Ablage müssen — und der inhaltliche Umgang beim Menschen oder im Folgesystem bleibt: Lieferanten-Rechnungen, Mahnungen, Versand-Avisen, Bestellbestätigungen, Vertragsanlagen, Bewerbungs-Unterlagen, Behörden-Bescheide.

Das Muster: Postfach → Filter nach Absender → Anhang extrahieren → bei Bedarf KI-Inhalt verstehen → benennen → ablegen → markieren als erledigt.

Die KI greift gezielt dort ein, wo aus einem Dokument eine strukturierte Information werden muss — etwa der Rechnungsbetrag. Die Routine-Mechanik (herunterladen, umbenennen, einsortieren, nicht doppelt machen) ist deterministisch und damit verlässlich. Die Verantwortung dafür, was überhaupt verarbeitet wird, bleibt beim Menschen — dort, wo sie hingehört.